Правила проведения совещаний

Правила проведения совещаний

Единые правила помогают сделать встречи предсказуемыми. Регламент не должен превращаться в длинный документ на десятки страниц. Его задача — определить базовые принципы.

До встречи

Совещание проводится только при наличии понятной цели. Для встречи определяется ожидаемый результат. Организатор формирует повестку. Участники получают необходимые материалы заранее. На встречу приглашаются только необходимые сотрудники. Для важных встреч определяется модератор. Для каждого вопроса устанавливается ориентировочный тайминг.

Во время встречи

Встреча начинается вовремя. В начале озвучиваются цель и повестка. Обсуждение ведётся по вопросам повестки. Участники не перебивают друг друга. Отдельные темы, не относящиеся к текущему вопросу, фиксируются отдельно. Соблюдается установленный тайминг. Решения формулируются явно. Для задач определяются ответственные и сроки.

После встречи

Результаты встречи фиксируются. Решения доступны участникам. Задачи передаются ответственным. Контролируются сроки. Нерешённые вопросы переносятся в дальнейшую работу. При необходимости формируется следующая встреча.

Что делать с опозданиями

Лучше не строить весь процесс вокруг ожидания опоздавших. Встреча начинается в назначенное время. При этом важно учитывать реальные причины задержек и не превращать правило в формальность.

Что делать с регулярными встречами

Периодически нужно пересматривать:

необходимость встречи;

частоту;

длительность;

состав участников;

результаты. Регулярность сама по себе не является причиной продолжать встречу.

Короткий регламент на одну страницу

Каждая встреча должна иметь:

цель;

ожидаемый результат;

повестку;

необходимых участников;

тайминг. Каждая встреча должна завершаться: решениями; задачами; ответственными; сроками; открытыми вопросами. После встречи: результат фиксируется; задачи контролируются.