Автоматизация совещаний

Автоматизация совещаний

Совещание состоит из большого количества повторяющихся действий:

создать встречу;

выбрать участников;

подготовить повестку;

отправить материалы;

провести обсуждение;

записать результат;

составить протокол;

создать задачи;

назначить ответственных;

контролировать выполнение. Часть этого процесса можно автоматизировать.

Что можно автоматизировать

Подготовку

шаблоны встреч;

повторяющиеся встречи;

стандартные повестки;

список участников;

типовые вопросы.

Протокол

транскрибацию;

структурирование;

резюме;

извлечение решений;

извлечение задач.

После встречи

создание задач;

уведомление участников;

сохранение протокола;

перенос открытых вопросов;

контроль сроков.

Что не стоит полностью автоматизировать

Не следует без проверки автоматически:

принимать решения;

назначать ответственных;

устанавливать сроки;

интерпретировать неоднозначные договорённости. Автоматизация должна уменьшать рутинную работу, но не создавать управленческие факты из предположений.

Идеальная цепочка

Подготовка

↓

Повестка

↓

Встреча

↓

Решения

↓

Задачи

↓

Ответственные

↓

Сроки

↓

Контроль

↓

Следующая встреча

Так встреча становится не отдельным событием, а частью рабочего процесса.

QC Meetings

QC Meetings объединяет основные элементы цикла встречи:

шаблоны;

повторяющиеся встречи;

повестку;

тайминг;

протокол;

резюме;

решения;

задачи. Это позволяет сократить количество ручных действий и сохранить связь между обсуждением и последующей работой.