Модератор совещания

Модератор совещания: роль и обязанности

Модератор совещания отвечает за процесс встречи. Его задача — не принимать решения вместо участников и не обязательно вести обсуждение от своего имени. Он помогает группе: двигаться по повестке; соблюдать время; не уходить от темы; сформулировать решения; зафиксировать следующие действия. На небольших встречах эту роль часто выполняет руководитель или организатор. На сложных совещаниях полезно выделять её отдельно.

Что делает модератор до встречи

Определяет цель

Модератор должен понимать, какой результат необходим.

Проверяет повестку

Каждый пункт должен иметь понятный смысл.

Проверяет участников

Нужно убедиться, что присутствуют люди, необходимые для принятия решения.

Определяет тайминг

Каждому вопросу выделяется время.

Проверяет материалы

Участники должны иметь необходимую информацию.

Что делает модератор во время встречи

Открывает встречу

В начале он обозначает:

цель;

результат;

повестку;

время.

Следит за обсуждением

Если разговор уходит в сторону:

Это важный вопрос, но он выходит за рамки текущей повестки. Давайте зафиксируем его и вернёмся к нему отдельно.

Управляет временем

Модератор должен видеть не только текущую тему, но и оставшееся время.

Помогает участникам прийти к решению

Если обсуждение превращается в повторение аргументов, можно задать вопрос:

Какие варианты у нас сейчас остаются? или: Какую информацию нам не хватает, чтобы принять решение?

Модератор не должен принимать решение за группу

Модератор управляет процессом, а не подменяет участников. Если он начинает продавливать собственный вариант, его роль меняется с нейтрального ведущего на участника обсуждения. Поэтому важно разделять: «Я управляю обсуждением» и «Я принимаю решение».

Как работать с доминирующим участником

Если один человек занимает большую часть времени, модератор может:

поблагодарить за аргумент;

кратко зафиксировать позицию;

дать слово другим;

вернуться к вопросу. Например: Позицию понял. Давайте теперь услышим остальные варианты.

Как работать с уходом от темы

Не обязательно резко останавливать разговор. Можно сказать: Это связано с вопросом, но не является частью решения, которое нам нужно принять сейчас. Зафиксируем тему отдельно.

Как работать с отсутствием решения

Иногда группа обсуждает вопрос долго, но решение не появляется. В таком случае нужно выяснить: Что именно необходимо решить? Какие варианты есть? Какой информации не хватает? Кто может её получить? Когда вернёмся к вопросу? Это лучше, чем заканчивать разговор неопределённым «надо ещё подумать».

Что делает модератор после встречи

После встречи он проверяет:

зафиксированы ли решения;

есть ли задачи;

назначены ли ответственные;

определены ли сроки;

есть ли открытые вопросы. Модератор не обязательно сам выполняет эти задачи, но должен убедиться, что результат встречи не потерян.

Чек-лист модератора

До встречи

Определить цель. Проверить результат. Проверить повестку. Проверить участников. Определить тайминг. Подготовить материалы.

Во время

Начать вовремя. Озвучить цель. Следить за повесткой. Следить за временем. Давать слово участникам. Останавливать уход от темы. Формулировать промежуточные итоги. Фиксировать решения.

После

Проверить протокол. Проверить задачи. Проверить ответственных. Проверить сроки. Убедиться, что участники получили результат.

Модератор и протоколист — разные роли

Модератор концентрируется на процессе. Протоколист — на фиксации информации. На небольшой встрече один человек может выполнять обе роли. На сложной встрече их разделение позволяет лучше удерживать внимание и на обсуждении, и на результате.

Как QC Meetings помогает модератору

В QC Meetings повестка, тайминг, решения и задачи находятся в контексте одной встречи. Это позволяет модератору видеть не только текущий вопрос, но и общий результат встречи.