Как подготовить совещание

Как подготовить совещание

Результат совещания во многом определяется ещё до его начала. Плохая подготовка приводит к тому, что первые минуты уходят на выяснение цели, участники приходят без необходимой информации, обсуждение выходит за рамки темы, а важные решения приходится принимать повторно. Хорошая подготовка позволяет заранее определить: зачем проводится встреча; кто должен присутствовать; что необходимо обсудить; какой результат нужен; сколько времени есть; как будут зафиксированы решения.

Шаг 1. Определите, нужна ли встреча

Не каждый вопрос требует совещания. Сначала проверьте: Можно ли решить вопрос сообщением, документом, задачей или коротким разговором? Встреча нужна прежде всего тогда, когда требуется совместное обсуждение или коллективное решение.

Шаг 2. Сформулируйте цель

Цель должна быть конкретной. Плохо: Обсудить продажи. Лучше: Определить причины снижения продаж и выбрать действия для восстановления показателей. Цель должна отвечать на вопрос: Зачем участники должны потратить своё время на эту встречу?

Шаг 3. Определите результат

Цель и результат — разные вещи. Цель: Обсудить запуск. Результат: Утвердить дату запуска, определить ответственных и согласовать список задач. Чем точнее ожидаемый результат, тем проще провести встречу.

Шаг 4. Определите участников

Для каждого приглашённого полезно задать вопрос:

Что изменится, если этот человек не придёт? Участники обычно нужны по одной из четырёх причин: принимают решение; обладают экспертизой; отвечают за выполнение; предоставляют необходимую информацию. Остальным можно отправить итог встречи.

Шаг 5. Составьте повестку

Хорошая повестка показывает:

вопрос;

цель обсуждения;

ожидаемый результат;

время. Пример:

Вопрос	Что нужно получить	Время
Результаты месяца	Определить проблемы	10 мин
Продажи	Выбрать действия	15 мин
План	Назначить ответственных	15 мин

Шаг 6. Подготовьте материалы

Не стоит тратить половину встречи на демонстрацию информации, которую участники могли изучить заранее. До встречи можно отправить: документы; отчёты; презентации; таблицы; расчёты; варианты решений. Если для принятия решения нужны данные, они должны быть доступны участникам до начала обсуждения.

Шаг 7. Определите тайминг

Общая продолжительность встречи должна складываться из времени на конкретные вопросы. Например: 40 минут = 5 + 15 + 10 + 10. Если тема не требует выделенного времени, возможно, она вообще не должна попадать в повестку.

Шаг 8. Назначьте модератора

Для сложных встреч желательно заранее определить человека, который отвечает за процесс. Он не обязан быть руководителем. Его задача — помочь группе получить результат в установленное время. Подробнее — на странице «Модератор совещания» «Модератор совещания».

Шаг 9. Подготовьте способ фиксации результата

До начала встречи должно быть понятно, где окажутся:

решения;

задачи;

ответственные;

сроки;

открытые вопросы. Если протокол начинают собирать только после встречи, часть информации уже может быть потеряна.

Чек-лист подготовки

За несколько дней до встречи:

Определена необходимость встречи. Сформулирована цель. Определён результат. Выбраны участники. Составлена повестка. Подготовлены материалы. Назначен модератор. Определён тайминг. Перед началом: Все материалы доступны. Участники понимают цель. Известен порядок вопросов. Понятно, где фиксируются решения.

Шаблон подготовки совещания

Название:[Название встречи]

Цель:[Зачем проводится встреча]

Ожидаемый результат:[Что должно быть получено]

Участники:[Список]

Повестка:

[Вопрос] — результат — время

[Вопрос] — результат — время

[Вопрос] — результат — время

Материалы:[Ссылки / документы]

Модератор:[Имя]

Протокол:[Где фиксируется результат]